Calcul de la régularisation annuelle des charges

Le calcul du solde

Le principe est simple : on additionne les provisions versées sur l’année, on additionne les charges réelles récupérables, puis on soustrait les secondes des premières.

Solde = provisions versées − charges réelles. Si le solde est positif, le bailleur rembourse le trop-perçu. S’il est négatif, le locataire doit le complément (rappel de charges).

Exemple : 1 800 € de provisions pour 1 650 € de charges réelles donnent un trop-perçu de 150 € à rembourser. Avec 1 380 € de charges réelles, le rappel serait de 420 €.

Quelles charges sont récupérables ?

Seules les charges limitativement énumérées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 peuvent être imputées au locataire. On y trouve notamment :

• l’eau froide et chaude, le chauffage collectif et l’énergie nécessaire à leur production ;
• l’ascenseur (exploitation, entretien courant, menues réparations) ;
• l’entretien des parties communes et des espaces extérieurs ;
• les ordures ménagères et la taxe correspondante dans les conditions prévues ;
• l’assurance de l’immeuble ;
• la rémunération du gardien ou du concierge, dans les conditions prévues.

À l’inverse, ne sont pas récupérables : les réparations locatives listées par le décret n° 87-712 du 26 août 1987 (qui incombent au locataire mais ne sont pas des charges), les travaux d’amélioration, les frais de gestion, les honoraires et les impôts du propriétaire.

Les justificatifs à transmettre

Le bailleur doit pouvoir justifier le montant des charges récupérées. Le décompte annuel s’accompagne donc des factures, du relevé du syndic ou de tout document permettant de vérifier chaque poste. Un décompte sans justificatif est contestable par le locataire.

La régularisation peut être envoyée avec la quittance ou séparément. En pratique, joignez le détail par catégorie et conservez une copie de l’envoi.

Les erreurs fréquentes

• Récupérer des réparations locatives. Elles relèvent du locataire mais ne sont pas des charges récupérables au sens du décret 87-713.
• Imputer des travaux d’amélioration. Ils restent à la charge du bailleur.
• Régulariser sans justificatifs. Le locataire peut demander les pièces et contester le décompte.
• Oublier des provisions. Le total doit couvrir tous les versements de l’année, y compris les éventuels rappels antérieurs.
• Confondre charges et loyer. La régularisation ne porte que sur les charges, jamais sur le loyer.
• Ne pas conserver le décompte. Gardez une copie datée : elle prouve la régularisation en cas de litige.

Sources et références